Cómo interpretar la cuenta de resultados de una empresa

Todas las decisiones económicas relativas a la empresa se tienen que ver reflejadas en los estados financieros. Elaborarlos e interpretarlos no es tarea fácil. Cómo cualquier emprendedor necesita poseer unas nociones mínimas que le ayuden en el análisis para la adecuada toma de decisiones sobre recorte de costes, inversión, necesidades de financiación, etc. Decisiones que, en parte, dependerán de la situación que se obtenga después de realizar el estudio de la cuenta de resultados y del balance.

Primer contacto

Acercarse por primera vez a la cuenta de resultados de la empresa no es tan complicado: lo primero es tratar de definir el concepto de cuenta de resultados (también denominada cuenta de pérdidas y ganancias). Muchos son los enunciados que podemos encontrar. Entre ellos el que lo define como un estado financiero que muestra los ingresos y gastos de una sociedad en el periodo objeto de estudio.

El tipo de negocio en el que nos movamos condicionará el análisis de la cuenta de resultados. Es decir, no hay que realizar un estudio aislado de la cuenta de pérdidas y ganancias, sino que hay que tener en cuenta las características del sector, ya que hacen que los datos obtenidos se puedan interpretar de una u otra forma. Por ejemplo, la inversión a realizar en publicidad en una marca, dependerá no sólo del presupuesto disponible, sino también del entorno competitivo y de las acciones tácticas que decida la Dirección de la compañía en cada momento.

No obstante, el análisis de la cuenta de resultados es muy importante a la hora de tomar decisiones, con independencia del tipo de negocio de que se trate. Por ejemplo, con su estudio podemos decidir la reducción del coste de las ventas, controlando las condiciones óptimas con los proveedores y haciendo una evaluación y prevención de la calidad del proceso productivo. También son importantes las decisiones sobre la reducción de costes de estructura, como podría ser el lograr tener sólo la estructura necesaria, buscando economías de escala, renegociando alquileres, etcétera.

¿Cuándo realizarla?

La cuenta de resultados es una de las partes integrantes de las cuentas anuales, junto con el balance y la Memoria. Las cuentas anuales contienen la información contable, financiera y relativa a la empresa que puede resultar de interés para accionistas, inversores, el Estado y cualquier agente, tanto interno como externo a la compañía. Estos números deben formularse en el plazo máximo de tres meses, a contar desde el cierre anual del ejercicio y ser aprobadas por la Junta General en el plazo máximo de seis meses a partir del cierre del mismo.

Las cuentas anuales se tienen que presentar cada año ante el Registro Mercantil, por tanto, tan sólo hay obligación legal de elaborar la cuenta de resultados, el balance y la Memoria una vez al año al cierre natural del ejercicio. No obstante, debido a la importancia que tiene el estudio de la cuenta de pérdidas y ganancias y del balance, al entorno cambiante en el que se mueven las empresas y a los diferentes factores externos que pueden afectar tanto a las ventas como a los costes de una compañía, se hace necesario realizarla cada mes.

¿Cuál es el papel de cada uno de los componentes de las cuentas anuales? Aunque la información es distinta, todos los documentos forman una unidad y deben mostrar con claridad la imagen fiel en los aspectos objeto del análisis de la sociedad.

Sus componentes

Cada estado financiero aporta una determinada información:

Cuenta de resultados. Refleja la situación económica de la sociedad durante el periodo de referencia, detallando los beneficios o pérdidas obtenidos por la entidad en dicho periodo.

Balance. Muestra la situación patrimonial de la compañía, aportando los bienes y derechos, así como las deudas y obligaciones contraídas.

Memoria. Complementa y desarrolla en profundidad determinada información de la cuenta de pérdidas y ganancias y del balance.

Principios

Aunque el emprendedor no elabore personalmente la contabilidad de la empresa, sí le interesa conocer que hay que realizarla siguiendo una serie de principios, entre los que cabe mencionar:

Principio de prudencia. No se contabilizarán los ingresos hasta el momento mismo en que se hagan efectivos, mientras que sí se reflejarán los posibles gastos en la medida en que sean previsibles (a través de provisiones).

Principio de empresa en funcionamiento. La aplicación de los principios contables se hará bajo el supuesto de que la empresa tiene una duración ilimitada y no para demostrar un determinado valor para la venta de la misma.

Principio de devengo. Los ingresos y los gastos se deben imputar al periodo en el que se generan y no en el momento en el que se hace efectivo el cobro o el pago.

Principio de uniformidad. Una vez que se ha adoptado un criterio de aplicación de los principios contables, deberán mantenerse en el tiempo, a no ser que cambien las circunstancias que motivaron esa elección, en cuyo caso habrá que hacerlo constar en la memoria.

Las principales partidas de la cuenta de resultados

La distinción más importante a realizar entre las partidas que componen la Cuenta de Resultados es la separación entre los ingresos y gastos de la empresa. Las principales partidas que habrá que tener en cuenta en la elaboración son las siguientes:

Importe neto de la cifra de negocio

Recoge la facturación o base imponible sin IVA ni descuentos, derivada de toda prestación de servicios o comercialización de bienes que son objeto del tráfico de la empresa.

Gastos de personal

Se incluirán todos los sueldos y salarios, es decir, cada mes se contabilizará el gasto correspondiente a ese periodo además del importe devengado de las pagas extras. También se incluirá la Seguridad Social correspondiente, así como los gastos derivados de formación del personal, etc.

Aprovisionamientos

Incluye la compra de mercaderías y bienes adquiridos por la empresa para revenderlos. También se contabilizarán aquí todos los trabajos que se subcontratan a otras empresas.

Dotación para la amortización

Incluye la amortización mensual de los gastos de establecimiento, del inmovilizado material y del inmaterial. Es decir, refleja el importe que hay que trasladar cada mes a gasto dela empresa por cada uno de los conceptos. Se calcula en base a unas tablas de amortización facilitadas por Hacienda que incluyen unos baremos con el máximo y mínimo de años a amortizar dependiendo del bien en cuestión. Por ejemplo, si compramos un coche por 18.000 euros con un valor residual de 3.000 euros y lo amortizamos a 4 años, nos dará una amortización de 3.750 euros/año -312 euros/mes-. El apunte contable que tendremos que hacer todos los meses incrementará en ese importe la cuenta de Amortización acumulada para el inmovilizado del activo del balance y, como contrapartida, la Dotación a la amortización del inmovilizado de la cuenta de pérdidas y ganancias, pasándose así de forma paulatina el gasto de la compra a la cuenta de resultados.

Variación de existencias

Registra, al cierre del ejercicio, las variaciones que ha habido entre las existencias finales y las iniciales dentro de la empresa. Si la cuenta de Variación de existencias muestra un dato negativo implica que, en ese periodo, el volumen de ventas ha sido superior al de compras y a la inversa si la variación es positiva.

Otros ingresos y gastos de explotación

En este apartado se incluirán los ingresos no derivados de la actividad propia de la empresa, por ejemplo: subvenciones, exceso de provisiones y otros gastos de explotación, servicios exteriores (arrendamientos, transportes, suministros, primas de seguros, etc.), tributos, así como otros gastos de gestión corriente.

Ingresos y gastos financieros

Dentro de los ingresos financieros se contabilizarán todos aquellos derivados de participaciones en capital, por inversiones financieras, diferencias positivas de cambio, etc. Los gastos financieros incluirán las diferencias negativas de cambio, intereses derivados de un préstamo, etc.

Ingresos y gastos extraordionarios

Incluye todos aquellos que no se derivan de la actividad propia de la empresa. Por ejemplo, será un ingreso extraordinario el importe derivado de la venta de un inmovilizado y será un gasto extraordinario el provocado por un robo.

Impuesto de sociedades

Es el impuesto sobre el beneficio devengado durante el ejercicio que estamos analizando. El tipo impositivo en España es del 35% como caso general -30% para pymes- calculado sobre una base en la que se tendrán en cuenta conceptos no deducibles acaecidos a lo largo del ejercicio.

Que no te engañen las apariencias

A la hora de estudiar la evolución de tu cuenta de resultados, compararla con las de tus competidores o analizar si el plan de negocio presentado es viable, no debes fijarte sólo en el resultado obtenido. El hecho de que la cuenta de pérdidas y ganancias no refleje el beneficio esperado, no quiere decir que el negocio no vaya sobre ruedas. No te dejes engañar por las apariencias y mira más allá de las conclusiones que, a primera vista, te ofrecen los números. Estos son algunos de los aspectos a los que debes prestar atención:

No descuides la liquidez

El hecho de que las ventas sean elevadas no implica que la empresa disponga de dinero y que, por tanto, tenga un colchón financiero que le sirva para garantizar su supervivencia. ¿Por qué es importante la liquidez? Gracias a ella se podrá hacer frente a los pagos o salarios de los trabajadores, amortización de prestamos de entidades bancarias, pago de las mercancías adquiridas en la fecha prevista, etcétera, además de servir como estupenda tarjeta de presentación para los diferentes agentes que interactúen con la empresa. Para conocer la disponibilidad de dinero no hay que perder de vista el presupuesto de tesorería, en el que debes prestar especial atención a:

1. Periodo medio de cobro a los clientes. A la hora de contabilizar los ingresos del ejercicio, devengamos aquellos que corresponden al periodo, pero suele ocurrir que el cobro no se haga efectivo hasta los 30, 60 o 90 días, dependiendo de muchos factores: sector, poder de negociación de la empresa, cliente, etcétera. A mayor periodo de cobro, más tardamos en disponer del dinero y, por tanto, hay una menor liquidez.

2. Periodo medio de pago a proveedores. Cuanto más se dilate el pago a los distintos proveedores, más tiempo se podrá emplear ese dinero en autofinanciarse y la disponibilidad de efectivo será mayor.

Los gastos que pueden variar

Existen determinadas partidas que, por la forma de ser calculadas, pueden incrementar o disminuir el gasto reflejado en la cuenta de resultados. Estos son algunos ejemplos:

1. El método para amortizar un bien, condiciona el resultado del ejercicio. Las empresas están obligadas a reflejar en sus cuentas el desgaste de sus inmovilizados (las maquinas, por ejemplo) reduciendo su valor contable año a año. Esta amortización puede ser lineal, creciente, decreciente, etc. Además, Hacienda marca unas normas para considerar gasto deducible la amortización. Dentro del marco legal, si se amortiza al número máximo de años permitidos, la cantidad reflejada como amortización será menor y por tanto mayor el beneficio. Si lo hacemos con el mínimo de años permitido por la legislación, la cantidad atribuida cada año a amortización del inmovilizado será mayor y, por tanto el beneficio final se verá reducido.

2. Variación por insolvencias de tráfico. Se podrá trasladar a la cuenta de resultados, dentro de unos baremos legales, la dotación por correcciones valorativas, por depreciación reversible de existencias y por el saldo de las partidas de deudores y clientes. Pero ten en cuenta que, cuanto mayor sea la dotación, mayores serán los gastos y, en consecuencia, menor será el beneficio.

Aplicación del principio de prudencia

Por este principio se contabilizarán los gastos en la medida en que sean previsibles y los ingresos tan sólo si son efectivos. Así, por ejemplo, una cuenta de resultados puede incluir varias provisiones de gastos que todavía no se han hecho efectivas y que disminuyen el beneficio, pero no podrá incluir ingresos que sabemos que van a ocurrir pero que todavía no han tenido lugar.

La interpretación de la cuenta de resultados

Para entender la contabilidad, en primer lugar hay que conocer el funcionamiento de las cuentas financieras:

Dualidad de las cuentas

Toda cuenta está formada por un debe y un haber, que contienen sus aumentos y disminuciones. Las cuentas de ingresos de pérdidas y ganancias y las de activo de balance crecen por el debe y disminuyen por el haber, mientras que para los gastos y para el pasivo ocurre a la inversa.

Dualidad de los movimientos

Cada movimiento económico de la empresa se traduce en un movimiento contable en el que entran en juego, como mínimo, dos cuentas, realizándose un apunte en el debe -cargar- y otro en el haber -abonar-. Por ejemplo, si se venden mercaderías se hará un abono en Ingresos de la cuenta de resultados y un cargo en Bancos (de balance) por el importe cobrado en efectivo, haciendo otro apunte en la cuenta Clientes (de balance) por la cantidad pendiente de cobro (además del movimiento del IVA). Por tanto, la elaboración de la cuenta de resultados no puede ser un hecho aislado sino que tiene que constituir un todo con el resto de estados financieros. Centrándonos en la cuenta de resultados, muchos son los formatos que podemos encontrar para su elaboración. El que aparece en el cuadro adjunto es el presentado en el Plan General Contable. En él se separan las cuentas de gastos (a la izquierda) y las de ingresos (a la derecha). El formato está separado por bloques relacionados por el tipo de actividad por el que se generan (ordinaria, financiera, extraordinaria, etc.). Una vez agregados todos los ingresos y gastos derivados de una misma actividad aparecen subtotales. Los principales resultados reflejados en esta cuenta:

Resultado de explotación. Se obtendrá por la diferencia entre los ingresos y gastos de explotación derivados de la actividad ordinaria de la empresa: venta de mercaderías, aprovisionamientos, gastos de personal, etcétera.

Resultado financiero. Aquel que se obtiene de calcular la diferencia entre los ingresos y los gastos financieros, como son las diferencias de cambio, los ingresos de participaciones en capital, etcétera.

Resultado de actividades ordinarias. Es la suma del resultado de explotación más el resultado financiero.

Resultados extraordinarios. Aquellos que se obtienen por actividades distintas a las del objeto social de la empresa y por una operación extraordinaria dentro de su dinámica normal.

Resultado antes de impuestos (BAI). Es la suma del resultado de las actividades ordinarias y el resultado extraordinario del ejercicio, siendo éste la diferencia entre gastos e ingresos extraordinarios, beneficios o pérdidas por venta del inmovilizado, ingresos y gastos provenientes de otros ejercicios, etcétera.

Resultado después de impuestos o beneficio neto (BN). Es aquel generado antes de impuestos menos el pago del impuesto de sociedades y otros impuestos.